8.2 Informatie voor het dossier bevoegd gezag
Om te bepalen welke informatie bij de gereedmelding aangeleverd moet worden bij de gemeente is in opdracht van het ministerie van BZK een onderzoek gedaan naar de informatiebehoefte van gemeenten37. Dit rapport vormt de basis voor het overleg dat vervolgens met marktpartijen is gevoerd over de uitwerking van de gegevens en bescheiden die in het dossier bevoegd moeten worden opgenomen.
Uitgangspunt is dat het dossier bevoegd gezag gegevens en bescheiden bevat over het gerealiseerde bouwwerk die minimaal nodig zijn om adequaat invulling te kunnen geven aan de taken en verantwoordelijkheden van de gemeente in het nieuwe stelsel na gereedmelding van de bouwactiviteit. Die informatie is nodig voor het toezicht op het alsdan gerealiseerde bouwwerk. In het dossier bevoegd gezag wordt informatie opgenomen die inzichtelijk maakt dat het resultaat van de uitgevoerde bouwwerkzaamheden voldoet aan de bouwtechnische regels. Dit betreft noodzakelijke informatie die niet te achterhalen valt, anders dan door destructief onderzoek. In overleg met marktpartijen is ervoor gekozen om naast de verklaring van de kwaliteitsborger informatie te vragen op punten die met name van belang zijn voor het toezicht op de bestaande bouw en het gebruik van bouwwerken, bijvoorbeeld de aanduiding van gebruiksfuncties, verblijfsgebieden, verblijfsruimten en afmetingen en maximale bezetting van alle ruimten, en bij eventuele calamiteiten, zoals gegevens over de aard en plaats van brandveiligheidsinstallaties en de noodverlichting en gegevens over de constructie. Dit zijn gegevens en bescheiden die al nodig zijn voor het uitvoeren van de bouwactiviteit en bij oplevering al beschikbaar zijn. Ze hoeven niet apart opgesteld te worden. Het is dus een kwestie van (digitaal) leveren van informatie die op dat moment toch al aanwezig is38. Deze informatie wordt aangevuld met gegevens en bescheiden waaruit blijkt op welke wijze invulling is gegeven aan de in het borgingsplan opgenomen maatregelen om bouwtechnische risico’s te voorkomen of te beperken. Uiteraard geldt hierbij, net zoals bij de aanvraagvereisten voor een omgevingsvergunning of de indieningsvereisten bij een andere melding, dat indien het onderdeel niet van toepassing is op de bouw of verbouw van het bouwwerk, de betreffende gegevens niet hoeven te worden overgelegd.
Door de knip tussen de (technische) bouwactiviteit en omgevingsplanactiviteit is informatie over de plaatsing, het uiterlijk en de afmetingen in relatie tot de bestemming geen onderdeel van het dossier bevoegd gezag. Eventuele informatie over deze aspecten kan de gemeente krijgen via aanvraag- of meldingsvereisten gekoppeld aan de vergunning of melding voor de omgevingsplanactiviteit.
Het dossier bevoegd gezag moet bij de gereedmelding van het bouwactiviteit twee weken voor de beoogde feitelijke ingebruikname worden verstrekt aan de gemeente. Op een gereedmelding volgt – los van een eventuele niet-inhoudelijke ontvangstbevestiging vanuit het digitale systeem – geen bevestiging of goedkeuring van de gemeente. Als de gemeente constateert dat er zaken ontbreken of onjuist zijn, bijvoorbeeld het ontbreken of onvolledig zijn van informatie over de constructie, ligt het in de rede dat de gemeente op grond van de algemene beginselen van behoorlijk bestuur de initiatiefnemer hiervan in kennis stelt binnen de termijn van twee weken. Eventueel kan dit direct gepaard gaan met de waarschuwing van de gemeente dat zonder het alsnog doen van een volledige melding het bouwwerk niet in gebruik mag worden genomen en gehandhaafd kan worden op overtreding van het verbod. Eventuele handhaving zal uiteraard afgestemd moeten worden op de ernst van de overtreding. Zie verder de artikelsgewijze toelichting op artikel 2.19 van het Bbl.
37 Ligthart Advies. Informatiebehoefte bestaande bouwwerken, augustus 2014.
38 Hiervoor kunnen ook BIM (Bouw Informatie Modellen) worden gebruikt als dit met het bevoegd gezag is afgesproken. Het bevoegd gezag moet nl. voor raadpleging van deze bestanden zelf programmatuur hebben.
